Zur Nutzung der Daten des Compass Verlages muss ein Datenbezugsvertrag mit Compass direkt abgeschlossen werden. Dazu bitten Herrn Klaus Heidenreich kontaktieren: klaus.heidenreich@compass.at oder 01 98116-260 Es gelten die bei Compass veröffentlichten Preise. Das NTCS Zusatzmodul BMDGhost ist eine völlig neuartige Software, die über den Datenbestand in der WT-Kanzlei hinaus wichtige Informationen verwaltet und bei Bedarf bereitstellt. In BMDGhost sind folgende Funktionen verfügbar: - Vollmachtspiegel: tagesaktuell werden alle angemeldeten Vollmachten in FinanzOnline auf Aktualität geprüft. Änderungen werden als Aufgabe in BMD NTCS gemeldet. Der Vollmachtspiegel zeigt übersichtlich die aktuell aufrechten Vollmachtverhältnisse, die letzten Salden auf den jeweiligen Abgabenkonten und Beginn und Ende der Quotenjahre. - Online-Abgabenkonto: Aus der Bildschirmansicht des Vollmachtspiegels und über den Kundennavigator kann online das Abgabenkonto des Mandanten aufgerufen werden. Die in NTCS angezeigte Liste der Buchungen entspricht exakt den Daten aus FinanzOnline. Zusätzlich hat der Benutzer die Möglichkeit die Buchungsliste nach Datum, nach Abgabenart und nach Beträgen zu sortieren, sowie einen Export in das Programm MS Excel vorzunehmen. BMDGhost kann per Mausklick auch die Jahreszusammenstellung, also die Summe aller Abgaben pro Kalenderjahr online abfragen und dem Benutzer in der NTCS anzeigen. Alle Auswertungen können direkt im Archiv von NTCS abgelegt und natürlich auch per E-Mail versandt werden. - Insolvenzkontrolle: Alle Kunden und Lieferanten der Kanzlei werden tagesaktuell mit den veröffentlichten Einträgen in der Edikte Datei des Justizministeriums verglichen. Besteht der Verdacht, dass ein Kunde oder Lieferant der Kanzlei insolvent ist, erhält der zuständige Mitarbeiter eine Aufgabe in BMD NTCS. Der Auszug aus der Edikte Datei ist als PDF-Dokument in der Aufgabe hinterlegt (bei Verwendung von BMD CRM). - Firmenbuchkontrolle: Für alle im Firmenbuch eingetragenen Kunden und Lieferanten der Kanzlei wird täglich die Aktualität des Eintrages geprüft. Dies erfolgt durch Abfrage der Firmendatenbank des Compass Verlages, der täglich aktualisierte Einträge des Firmenbuches zur Verfügung stellt. Auf jede Änderung wird der zuständige Mitarbeiter durch eine Aufgabe in BMD NTCS hingewiesen. Bei Bedarf kann auch der Firmenbuchauszug als PDF Dokument (kostenpflichtig gem. Gerichtsgebührengesetz) in die BMD NTCS Dokumentenverwaltung heruntergeladen werden. - Databox-Manager: Alle behördlich in die Databox zugestellten Dokumente (Bescheide, Ergänzungsersuchen, Benachrichtigungen, EU-Erledigungen, …) werden automatisch in das BMD CRM (optional) heruntergeladen. Auch dann, wenn keine Zustellvollmacht beim Finanzamt angemeldet wurde, werden Bescheide und Ergänzungsersuchen heruntergeladen und dem zuständigen Mitarbeiter übermittelt. Dieser erhält einen Eintrag in seiner Fristenliste bzw. in seiner Aufgabenliste wobei das entsprechende Dokument als Attachment beigefügt ist. Für Bescheide wird immer eine Frist angelegt, die dem Sachbearbeiter zugewiesen wird. Für Ergänzungsersuchen (Vorhalte) und Benachrichtigungen kann wahlweise auch eine Aufgabe statt einer Frist erzeugt werden. Für die übrigen Informationen aus der Databox wird dem Sachbearbeiter immer eine Aufgabe zugewiesen. BMDGhost bringt Bescheide und Ergänzungsersuchen auch dann zu dem zuständigen Sachbearbeiter, wenn die Kanzlei gar keine Zustellvollmacht des Klienten beantragt hat. Auch Bescheide, für die keine Steuererklärung abgegeben worden sind (Schätzungs- und Haftungsbescheide), werden – unabhängig vom Bestehen einer aufrechten Zustellvollmacht – von BMDGhost aus FinanzOnline heruntergeladen und dem zuständigen Sachbearbeiter automatisch als Frist zugewiesen. - Die automatische Vollmachtsanmeldung ermöglicht es, die Anmeldung und Änderung einer Vollmacht in FinanzOnline direkt in der Kundenverwaltung des BMD Organizers durchzuführen. - Der FinOn-Manager verbucht jeden Monat bzw. wahlweise auch jedes Quartal vollautomatisch sämtliche Buchungen des Abgabenkontos der Mandanten, für die in der Kanzlei die Bücher geführt werden. Die Verbuchung erfolgt sowohl in der FIBU BMD 5.x als auch in der NTCS-Buchhaltung. Die automatische Verbuchung kann auch manuell aus der Ansicht des Abgabenkontos in NTCS (BMDGhost Funktion Online-Abgabenkonto – siehe oben) für einzelne Mandanten ausgelöst werden. - Die automatische Protokollanalyse überprüft sämtliche Protokolle, die zur Bestätigung der Einreichung von Steuererklärungen (einschließlich UVAs) von FinanzOnline zurückgegeben werden. Enthält ein Protokoll einen Hinweis auf die nicht ordnungsgemäße Einbringung einer Erklärung, so erhält der zuständige Mitarbeiter unverzüglich eine Information über die nicht erfolgte Einreichung mit dem Fehlertext des Protokolls aus FinanzOnline. Damit verbunden ist die Aufgabe, die korrekte Einbringung durchzuführen. - Lohnzettel-Download Importieren Sie alle Lohnzettel eines Jahres für einen Mandanten aus FinanzOnline in die Steuererklärungen E1 und L1. Mit dem automatischen Download der Lohnzettel und der Übergabe an die BMD-Steuerberechnung können Abtippfehler vermieden und erheblich Zeit eingespart werden. - Zahlungsplan-Funktion Änderungen im Zahlungsplan beruhen immer auf einem Bescheid. Sobald im BMD DMS ein Bescheid archiviert wird – unabhängig davon ob dies vollautomatisch von BMDGhost oder durch eine Kanzleikraft durch Einscannen erfolgt – prüft BMDGhost in FinanzOnline, ob sich der Zahlungsplan gegenüber der zuletzt durchgeführten Abfrage geändert hat. Ist dies der Fall, so kann der Klient automatisch – im Hintergrund – über den aktuellen Zahlungsplan per E-Mail informiert werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Mitteilung betreffend den geänderten Zahlungsplan dem zuständigen Sachbearbeiter als Aufgabe zuzuweisen. Es können auch beide Funktionen gleichzeitig von BMDGhost ausgeführt werden. Darüber hinaus kann – unabhängig von der automatischen Übermittlung des Zahlungsplanes – im Kundenmonitor mit einem Mausklick die Übermittlung des Zahlungsplanes an den Kunden per E-Mail manuell angestoßen werden. Die Zahlungsplan-Funktion eignet sich besonders gut für die quartalsweise Mitteilung der Vorauszahlungen für Einkommensteuer und Körperschaftsteuer an die Mandanten. BMDGhost berichtet täglich über alle automatisch an Klienten versandte Zahlungsplan Nachrichten; somit ist immer sichergestellt nachweisen zu können, welche Mandanten über die nächsten fälligen Zahlungen informiert worden sind. BMD Ghost ist ein innovatives, preisgekröntes Produkt, das mittels Webcrawling-Technik die Daten aus den aktuellen Webseiten ausliest. Es sei darauf hingewiesen, dass es - sollte sich der Aufbau der jeweils nötigen Webseiten ändern – es jederzeit, seitens der Webseiten Betreiber, zu nicht angekündigten Unterbrechungen bzw. Ausfällen der BMD-Ghost-Services kommen kann. Voraussetzungen: eine BMD Installation mit Netspeed ist zwingend nötig, damit die automatische Verbuchung des Abgabenkontos in BMD 5.x funktioniert. Für die Abfragen beim Compass Verlag ist eine jährliche Gebühr zu entrichten.
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